Autor: MyPlaceOffice

Os Escritórios Virtuais surgiram para descomplicar e desburocratizar a vida do empreendedor. O Conceito por traz deste modelo de negócios, é que que os gastos com infraestrutura física sejam compartilhados, fornecendo ao cliente- usuário uma economia de até 70% dos custos daqueles que possuem uma infraestrutura física (SEBRAE). Isso gera menor risco (menor capital  de giro envolvido), maior competitividade ao divulgar um endereço de prestigio na sua base de clientes e mais profissionalismo ao encantar seus clientes com salas de reunião equipadas do jeito que sua empresa merece.

Vejamos com mais detalhes as vantagens de ser cliente My Place Office:

I) Isenção de obrigações fiscais: segundo dados do Doing Business (Banco Mundial, 2014), publicada pela revista Endeavour (2014), uma empresa demora 107 dias, em média, para ser aberta no Brasil. Para a contratação de um escritório virtual, não é necessário ter empresa registrada (CNPJ) e o contrato pode estar em nome de pessoa física. Isso possibilita a qualquer empreendedor testar seu negócio de uma forma profissionalizada antes de formalizar a mesma, ou durante o processo de abertura overnight shipping cialis.

II) Agilidade e custo inicial zero: sem fiador, sem calção, sem projeto de arquitetura, obras, contratação de funcionários e treinamento que demanda tempo. O profissional pode começar o seu negócio com estrutura completa, já com número fixo exclusivo, em no máximo 48 horas. Algumas empresas fornecem o número de telefone em tempo real, antes mesmo de assinar o contrato, para que o cliente possa avaliar o serviço.

III) Custo fixo mensal reduzido: os profissionais que contratam serviços de escritórios virtuais têm custos fixos reduzidos, já que a redução de necessidades de infraestrutura e de custos relacionados não se aplica (NILLES,1998). Não pagam qualquer conta fixa decorrente de um imóvel alugado ou próprio, assim como a compra de mobiliário e manutenção. A contratação de funcionários, treinamento e encargos trabalhistas também estão inclusos no serviço, seja para assinantes de plano virtual, coworking ou sala física.

IV) Aumento de produtividade: há aumento da capacidade produtiva, já que o assinante do serviço de escritório virtual não gasta tempo em gerenciamento de questões relativas a um escritório físico, assim como no gerenciamento recursos humanos, como: recrutamento, contratação, treinamento, uniforme, encargos trabalhistas, entre outros, que demandam bastante tempo, esforço intelectual e financeiro. Com a ajuda administrativa dos escritórios virtuais, seu foco e atenção ficam dedicados exclusivamente a melhorar e expandir o próprio negócio. A produtividade também está ligada ao fato de não haver deslocamento para o trabalho todos os dias, promovendo mais economia (tempo gasto e dinheiro para o translado ao trabalho), menor impacto ambiental e mais qualidade de vida.

V) Imagem profissional: a imagem profissional é importante para qualquer tipo de negócio. A maioria dos serviços escritórios virtuais oferece secretárias bilíngues, com treinamento para um atendimento de excelência, durante todo o horário comercial. Este serviço pode incluir atendimento exclusivo, com o nome da empresa, tudo com profissionalismo, rapidez, excelência e precisão, sem as intempéries e ruídos do teletrabalho caseiro, home office ou coworking. Hoje, as reuniões com clientes podem acontecer por meio de cyber espaços, cafés, lobbies de hotel, ou no local do cliente, porém um fator que transmite imagem extremamente profissional são as salas de reunião com equipamentos e instalações modernas e infraestrutura para atender aos mais exigentes clientes, sem barulhos e sem interferências externas. A utilização de endereços comercialmente atrativos e de prestígio no cartão de visitas, website e outros materiais de divulgação permite posicionar a empresa em melhor nível, distinguindo-a das demais que não possuem esse serviço, aumentando assim os diferenciais competitivos.

VI) Flexibilidade: é facilmente percebida em várias situações: (i) os clientes pagam apenas pelo pacote de serviços que utilizam e normalmente os contratos são pré-pagos e de curta duração; (ii) o uso de estruturas prontas como sala de reunião de vários tamanhos e capacidades, salas de treinamentos e equipamentos audiovisuais diversos para atender a demanda dos clientes, aos quais eles não têm acesso em escritórios convencionais; (iii) mobilidade: algumas redes de escritórios virtuais possuem várias unidades e seus clientes podem utilizar a unidade mais próxima para fazer reuniões, inclusive em outros estados; (iv) home office: a flexibilidade estende-se aos profissionais que trabalham em home office, que não necessitam de espaço para receber clientes no cotidiano mas que, em caso de necessidade, possam utilizar salas de reunião contratadas por hora ou período, livrando-o da falta de socialização e de ambiente para fazer negócio, desvantagens para quem trabalha em casa; (v) endereço: ao optar pelo endereço comercial ou fiscal de um escritório virtual, o usuário pode expandir ou diminuir o tamanho do seu negócio e mudar sua base física quantas vezes for necessário sem alterar seu endereço comercial ou fiscal. Neste caso não é só a flexibilidade de endereço e sim a economia de tempo e dinheiro com contadores para fazer a transição de endereço.

VII) Expansão: a obtenção de vários endereços, em vários estados inclusive, permite a expansão do negócio , prospecção de novos mercados e até a internacionalização da empresa, sem o custo do escritório físico. O escritório virtual permite uma maior área de cobertura e maior visibilidade ao empreendimento.

Muitas pessoas não sabem o que significa um escritório virtual, mas nós, que somos especializados nesse assunto e apoiamos vários cases de sucesso, podemos afirmar: esse serviço é muito útil para pequenos empreendedores que estão se estabelecendo ou até mesmo para empresas já consolidadas no mercado e que desejam mais visualização no mercado. Algumas empresas de escritórios virtuais aproveitaram a crescente demanda para este tipo de serviço como uma oportunidade de negócio, bem como forma de incentivo ao empreendedorismo. Embora existam outras terminologias utilizadas para designar este tipo de negócio, como escritórios inteligentes, escritórios temporários ou centros de negócios, a denominação escritório virtual tornou-se referência para este segmento de prestação de serviços.

Um escritório virtual, em sua maioria, é composto por um atendimento telefônico personalizado com o nome da empresa ou profissional, gerenciamento de correspondências e o uso de endereço comercial. Certamente, esse serviço é muito útil porque oferece uma série de facilidades e vantagens aos usuários. Mas como será que surgiu essa ideia? É isso que iremos contar agora!

Na década de 1950, a literatura sobre a mudança tecnológica em vigor sugeriu que as telecomunicações, ao se combinarem com a tecnologia de computação, permitiriam a realocação do trabalho fora do escritório tradicional. Em 1973, Jack Niles cunhou o termo “teletrabalho”, que significava basicamente mover o trabalho até o trabalhador, ao invés do contrário. O autor referiu-se ao uso da tecnologia para evitar o deslocamento dos colaboradores de uma empresa, possibilitando desta maneira o trabalho a distância.Vianna (1997) diz que, para as organizações, o século XXI começou em 1º de janeiro de 1990 e previu que algumas revoluções, como a da tecnologia, a da globalização, a da gestão, a da economia e a da natureza humana fariam parte do nosso cotidiano. Na época, o autor afirmou que o conhecimento e a tecnologia iriam dobrar a cada 80 dias, deixando de ser a cada dois anos! Isso de fato aconteceu. A partir do binômio redes de comunicação (linhas móveis de telefone) e tecnologia da informação, principalmente computadores portáteis e internet, foi possível a criação de novas formas de comunicação a distância e, por consequência, de novas maneiras, exigências e direcionamento de trabalho. Este avanço permitiu a desvinculação das empresas de sua localização física, tornando-as “virtuais”, com a infraestrutura descentralizada e fora da área física da empresa. Várias organizações adotaram este modelo inovador, uma moderna e econômica forma de trabalho, também para seus colaboradores. Apesar da tendência de mudança na geografia laboral já ter sido premeditada décadas antes, o escritório virtual não estava especificamente no radar dos diversos pensadores nas últimas décadas do século XX. Ao contrário, surgiu de forma natural, na década de 80, com a gradual terceirização dos serviços de escritórios convencionais.

A história nos conta que os escritórios virtuais surgiram nos Estados Unidos, com James Blain. Em 1983, em Troy, Michigan, ele arrendou escritórios com infraestrutura para empresas startup, em locações flexíveis. De acordo com a cronologia, a primeira aplicação comercial de um escritório virtual ocorreu em 1994, por motivos pessoais. Após o nascimento da sua filha, Ralph Gregory fundou a “Incorporação de Escritórios Virtuais.” (The Virtual Office, Inc.) com o intuito de conseguir ter mais tempo para a família. Na época, já havia grande necessidade por uma solução mais flexível para trabalhos remotos e, ao prever essa grande lacuna nesse tipo de serviço, deu origem ao que é agora um modelo de negócio multimilionário na indústria global.

Mark Dixon (2013)[1] também vislumbrou um nicho de mercado devido a uma necessidade pessoal: a falta de escritórios disponíveis para pessoas que viajavam a negócios, muitas vezes forçados a trabalhar a partir de hotéis. Dixon viajava frequentemente a negócios e identificou a necessidade de espaços que pudessem fornecer serviços administrativos, de manutenção, de pessoal e que estivessem disponíveis para que as empresas os utilizassem como uma base móvel. Assim, em 1989, o empresário inglês criava o seu primeiro centro de negócios em Bruxelas, a Regus, que hoje é listada na Bolsa de Valores de Londres, opera em 850 cidades (sendo 11 no Brasil) e possui locais físicos em 106 países. Na presente data, são mais de 3.000 centros de negócio e com 2,1 milhões de membros, o que a torna a maior fornecedora de espaços de trabalho flexíveis no mundo.

De acordo com Lopes (2009) do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (SEBRAE), os escritórios virtuais apareceram no Brasil em 1992. A ideia inicial era criar uma estrutura que proporcionasse redução de despesas para as grandes empresas multinacionais com sede no Brasil, mas o modelo tornou-se rapidamente conveniente também para os profissionais liberais e freelancers [2] dos vários ramos de atividades. Segundo pesquisa feita para plano de negócios da My Place office em 2010, nota-se que houve uma maior procura por escritórios virtuais no Brasil após a crise mundial de 2008/2009. Várias empresas independentes tiveram que reestruturar suas bases e esse modelo de negócio tornou-se a uma ótima opção, sendo cada vez mais comum como ambiente corporativo, principalmente em São Paulo, cidade com o maior número de ofertas desta iniciativa no Brasil. Antônio Martines, presidente da Ancev (apud DÁVILA, 2015), estima que hoje existam em funcionamento no país cerca de 1.000 espaços deste tipo, com 260 somente na maior cidade da região sudeste do Brasil.

Ainda pouco conhecido, o serviço fornecido por empresas de escritórios virtuais podem trazer inúmeros benefícios para o sucesso de um negócio.

I) Telefonia: linha fixa exclusiva, que pode ser Voip ou E1 (linha tradicional), atendimento telefônico personalizado, com o nome da empresa contratante, redirecionamento de chamada, anotação de recado de acordo com o script fornecido pelo cliente e repasse do recado via e-mail ou SMS;

II) Gerenciamento de correspondências: recebimento de toda correspondência e encomenda no endereço divulgado comercialmente pelo cliente, que é avisado via e-mail. Normalmente são dadas varias opções de entrega: pessoalmente, ao portador, via motoboy, via correio ou autorização para abertura e digitalização do documento e posterior envio via e-mail.

III) Endereços comercial e fiscal: o endereço comercial/profissional (do escritório virtual) pode ser utilizado no cartão de visitas, website, assim como em todo material de divulgação da empresa do cliente. Já para o comercial, quando da consolidação da sua empresa é necessário transferi-la para o endereço do escritório virtual e cumprir com as obrigações legais junto à união, estado e município.

IV) Locação de espaços: locação por hora, períodos específicos ou mensal, de salas de reunião, de treinamento ou salas privativas, de tamanhos variados, assim como espaços para coworking.

Na My Place Office, esses serviços incluem recepção de clientes, secretária, copeira, limpeza, manutenção e internet, entre outros. Os serviços opcionais são relativos a  atividades de escritório como impressão, secretariado particular, digitalização, suporte de TI, mensageiro, correio, cartório, estacionamento etc. Além dos serviços, existe o networking natural entre as empresas de salas fixas, posições de coworking e usuários de sala de reunião. Esses ambientes são propícios para o compartilhamento de informações e incentivo à possibilidade de novos negócios.

De acordo com André Chusyd (2015), CEO da MyPlace Office, são inúmeras as vantagens de se ter um escritório virtual:

“Além da divulgação de um endereço de prestígio no cartão de visita e website, baixo custo de adesão e mensalidade, não é necessário gasto com manutenção, implantação, fiança, mobília, longos contratos de aluguel e/ou funcionários. Não há um gasto vultoso para começar um negócio novo, os riscos são bem mais baixos e pode-se planejar melhor o fluxo de caixa da empresa, conforme o crescimento. A economia de custos fixos obtida ao ser cliente de um escritório virtual pode ser revertida para atrair mais clientes por meio de um marketing focado, além de sobrar mais tempo para colocar atenção e energia na estratégia do negócio. Em suma, o uso de escritórios virtuais é especialmente formatado para empreendedores que querem mais qualidade de vida, longe do trânsito cada vez mais caótico; para os que não têm a necessidade de local físico para trabalhar diariamente, mas que querem ter uma imagem profissional do negócio e para aqueles que procuram o melhor custo-benefício para seu empreendimento”.

Você acha que estes serviços irá beneficiar você e sua empresa?